Kearsipan Sistem Abjad

Sistem Abjad

  1. Pengertian
Sistem Abjad Adalah Sistem Penyimpanan Dan Penemuan Kembali Arsip Yang Disusun Berdasarkan Pengelompokan Nama Orang / Badan / Organisasi. Nama Orang / Badan / Organisasi TersebutDisusun Berdasarkan Urutan Abjad :

A.Sistem Abjad Dipilih Karena :
  1. Nama Lebih Mudah Diingat Oleh Siapapun
  2. Petugas Menginginkan Agar Dokumen Disimpan Dari Nama Yang Sama
  3. Dokumen Sering Diminta Dan Dicari Melalui Nama
  4. Jumlah Langganan Yang Berkomunikasi Banyak
B. Keuntungan Sistem Abjad : 
  1. Dokumen Berasal Dari Satu Nama Yang Sama Akan Berkelompok Menjadi Satu
  2. Surat Masuk Dan Surat Keluar Disimpan Dalam 1 Map
  3. Mudah Dikerjakan Dan Cepat Ditemukan
  4. Mudah Diterapkan
C. Kerugian Sistem Abjad :
  1. Pencarian Dokumen Untuk Nama Orang Harus Mengetahui Nama Belakangnya
  2. Surat Surat Yang Walaupun Berhubungan Satu Sama Lain Tetapi Berbeda Nama Pengirimnya Akan Terletak Terpisah Dalam Penyimpanannya
  3. Harus Menggunakan Peraturan Mengindeks
  4. Banyak Orang Yang Memiliki Nama Yang Sama Sehingga Harus Teliti Karena Kalau Tidak Teliti Bisa Salah Dalam Menempatkan Dan Susah Untuk Menemukannya

Komentar

Posting Komentar